Suchst du einen Raum für deine nächste Party oder Projekt?
Hier erfährst du, wie du das Café Kopfbau für deine Veranstaltung buchen kannst.
Suchst du eine Location für deine nächste Veranstaltung?
Wir bieten neben unseren eigenen Events auch euch die Möglichkeit, den Kopfbau mit dem roten und blauen Salon im Gebäude B (am Campus WH) für eure eigenen Veranstaltungen zu nutzen. Wie ihr den Raum buchen könnt und was es dabei zu beachten gibt, erklären wir dir hier:
1) Bevor es losgeht
Die Räume des Café Kopfbau, oft einfach nur „Kopfbau“ genannt, befinden sich in der 2. Etage des Gebäude B am Campus Wilhelminenhof. Dort gibt es zwei Salons: den Roten Salon (links) und den Blauen Salon (rechts).
Bevor wir euch das Buchungsprozedere des Kopfbaus erläutern, möchten wir darauf hinweisen, dass aus statischen Gründen max. 50 Personen in allen Räumen des Kopfbaus zusammengerechnet erlaubt sind. Dabei gilt: Roter Salon (links) max. 50 Personen und blauer Salon (rechts) max. 35 Personen (Diese beiden Zahlen nicht zusammenrechnen, es gilt max. 50 Personen insgesamt für den gesamten Kopfbau).
Sollte die Gefahr bestehen, dass mehr als 50 Personen zu eurer Veranstaltung erscheinen, benötigt ihr ein Konzept über eine Einlasskontrolle. Sofern ihr eine Veranstaltung mit mehr als 50 Personen plant, müssen wir euch vom AStA leider enttäuschen, da wir euch keine passenden Räume anbieten können. In diesem Fall verweisen wir auf den Veranstaltungssupport der HTW. In allen anderen Fällen, lest gerne weiter.
2) Fristen berücksichtigen
Jede Buchung muss von uns einzeln gesichtet und verarbeitet werden. Die Pförtner wollen zudem rechtzeitig vorher informiert sein und manchmal ist es auch notwendig, dass wir noch Rücksprache mit anderen Personen halten müssen, bevor wir eine Buchungsbestätigung raussenden können. Hinzu kommt, dass wir im AStA alle selbst studieren und daher nur ehrenamtlich tätig sind und aus diesem Grund nur nach persönlicher Verfügbarkeit neue Buchungen verarbeiten können. Entsprechend ist ausreichend Zeit einzuplanen ein wichtiger Faktor für eure Veranstaltung. Wir hoffen daher, dass ihr nicht zu knapp dran seid.
Folgende Fristen vor dem geplanten Veranstaltungstermin sind daher einzuhalten:
- Letzte Möglichkeit eure Buchung einzureichen: 5 Tage
- Unterstützung durch die Technikkommission: 2 Wochen bei kleinen Veranstaltungen, 3 Wochen bei großen
- Finanzielle Unterstützung: Am besten schon letztes Jahr, daher gilt, je früher desto besser (bei den anderen Fristen übrigens auch)
3) Prüfe die Verfügbarkeit des Kopfbaus
Ganz unten auf dieser Seite befindet sich der Veranstaltungskalender des Kopfbaus. Die genauen Daten sind für den öffentlichen Einblick anonymisiert, aber ihr könnt zumindest schon mal sehen, für welche Tage und Zeiträume der Kopfbau gebucht wurde. Wir empfehlen euch das auch als erstes zu tun, damit ihr überhaupt wisst, ob eure Veranstaltung wie geplant stattfinden kann. Mehr als eine Veranstaltung zur gleichen Zeit ist übrigens NICHT möglich! Wurde der Kopfbau also schon zum gewünschten Zeitraum reserviert, kann eure Veranstaltung da leider nicht stattfinden.
Zu berücksichtigen ist auch, dass im Augenblick Buchungen von uns händisch in den Kalender eingetragen werden. Es kann also sein, dass die ein oder andere Buchung noch nicht im Kalender steht. Vorrang hat immer die chronologisch bei uns zuerst eingegangene Buchung – frühzeitig zu planen ist auf jeden Fall sinnvoll.
4) Leihvertrag ausfüllen
Als nächstes braucht ihr den Leihvertrag der HTW. Damit ihr gleich gut nachvollziehen könnt, wie ihr ihn ausfüllen müsst, ladet euch den Leihvertrag schon Mal mit einem Klick auf folgendem Button runter:
Der Leihvertrag muss von zwei Personen ausgefüllt und unterschrieben werden. Es ist Voraussetzung, dass ihr beide an der HTW immatrikuliert und während der Veranstaltung vor Ort seid. Zudem werden von euch beiden die Handynummern benötigt, damit euch bspw. bei Fragen oder Problemen jederzeit die Pförtner erreichen können. Lest euch beide den Leihvertrag gründlich durch, denn es ist ein rechtskräftiger Vertrag.
Sofern ihr bereit seid den Bedingungen des Leihvertrags zuzustimmen, füllt diesen in der unteren Hälfte der zweiten Seite unter „Angaben vom Antragsteller/Veranstalter zur Veranstaltung:“ wie folgt aus:
- Gebt eurer Veranstaltung einen aussagekräftigen „Veranstaltungstitel“.
- Trägt das „Veranstaltungsdatum“ ein. Sofern es über Mitternacht geht, tragt auch den Folgetag ein.
- Die erste Person trägt sich mit vollem Vor- und Nachnamen sowie mit Matrikelnummer unter „Verantwortliche/r des Antragstellers/Veranstalters:“ ein.
- Unter „Telefon“ kommt die Handynummer der ersten Person.
- Dann trägt sich die zweite Person gleichermaßen unterhalb von „Ansprechpartner/in des Veranstalters während der Veranstaltung vor Ort“ mit vollem Vor- und Nachnamen sowie mit Matrikel- und Handynummer ein. Die Checkbox „wie oben oder:“ bitte ignorieren.
- Damit der Leihvertrag rechtskräftig ist und die Räume für euch gebucht werden können, müsst ihr noch das aktuelle Datum angeben und beide unterschreiben.
5) E-Mail senden
Nun packt den ausgefüllten und unterschriebenen Leihvertrag schon Mal in den Anhang einer E-Mail und beantwortet uns folgende Punkte noch:
- An welchem Datum und in welchem Zeitraum (inkl. Vor- und Nachbereitungen) benötigt ihr den Kopfbau?
- Was ist der Leihzweck des Kopfbaus?
- Welchen Salon benötigt ihr oder braucht ihr beide?
- Ist eure Veranstaltung öffentlich oder geschlossen?
- Ist eine Verriegelung der Räume während der Veranstaltung notwendig?
- Wie viele Teilnehmer:innen sind geplant und plant ihr eine Einlasskontrolle und wenn ja, wie plant ihr dieses umzusetzen? (max. 50 Personen wie oben beschrieben)
- Gerne auch weitere Informationen wie:
Was konkret ist geplant? Wie organisiert ihr euch?
Eure fertige Mail enthält dann:
- Die gerade beantworteten Fragen
- Eine Erklärung, dass ihr die Räume am Ende eurer Veranstaltung sauber hinterlassen werdet
- Einer Bestätigung, dass ihr alles auf dieser Seite gelesen habt (auch die nachfolgenden Punkte)
- Den ausgefüllten und unterschriebenen Leihvertrag im Anhang
Diese E-Mail sendet ihr dann an asta-kultur@students-htw.de.
Innerhalb der nächsten 5 Tage solltet ihr eine Buchungsbestätigung oder -ablehnung erhalten. Sofern ihr eine Bestätigung erhalten habt, sollte eure Veranstaltung nun auch im Kalender des Café Kopfbaus zu finden sein. Bitte berücksichtigt alle auf diese Seite beschriebenen Formalitäten, ansonsten droht euch eine Buchungsablehnung.
6) Veranstaltungsende und weitere Infos
Am Ende eurer Veranstaltung müssen die Räumlichkeiten in jedem Fall sauber und im Ausgangszustand hinterlassen werden. Bitte berücksichtigt, dass die nächste Veranstaltung bereits direkt im Anschluss stattfinden könnte. Rechnet daher ausreichend Zeit ein, damit ihr rechtzeitig mit der Reinigung fertig werdet.
Das Team des Café Wilhelminchen kann gerne für Kooperationsideen kontaktiert werden (wilhelminchen@students-htw.de). Sollte Zugang zum Tresen benötigt werden, muss dies im Vorfeld unbedingt mit dem Café Wilhelminchen besprochen werden. Die Ausgabe des Schlüssels für den Tresen erfolgt stets auf eigene Verantwortung der schlüsselberechtigten Person. Daher besteht kein generelles Recht auf Zugang, weshalb dieser ohne Angabe von Gründen verweigert werden kann.
Wenn du Technik benötigst, dann schicke eine Anfrage an die Technikkommission.
Für diese Raumbuchung fallen keine Kosten an. Solltest du finanzielle Unterstützung für deine Veranstaltung benötigen, dann wende dich immer zuerst an deinen Fachbereich. Solltest du dort keine (ausreichende) Unterstützung erhalten, dann lasse dich gerne von AStA Finanzen (asta-finanzen@students-htw.de) zum weiteren Vorgehen beraten.
Falls du noch weitere Fragen zum Buchungsprozess hast, dann schreibe uns eine Mail an asta-kultur@students-htw.de.
Wir wünschen euch eine schöne und erfolgreiche Veranstaltung.
